Un posible proveedor pide planos para cotizar. Un inversionista solicita información comercial. Un colaborador necesita acceso a archivos del negocio. Antes de compartirlos, conviene decidir qué información necesita cada persona y para qué podrá utilizarla.
El convenio de confidencialidad, conocido también como NDA, permite documentar obligaciones sobre ese intercambio. Su revisión debe acompañarse de medidas prácticas de acceso y conservación. Una firma resulta más útil cuando el expediente permite identificar qué se entregó y bajo qué condiciones.
Identificar la información que se quiere proteger
Prepara un inventario concreto: documentos, versiones y personas que podrán recibirlos. Evita definir todo con una frase tan amplia que después sea difícil reconocer qué información se compartió. Si habrá explicaciones verbales, pide que el convenio contemple cómo se identificarán o documentarán.
La Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial exige condiciones específicas para considerar una información como secreto industrial: aplicación industrial o comercial, confidencialidad, ventaja competitiva o económica y medidas suficientes para restringir el acceso [1, artículo 163]. El nombre que pongas al archivo no acredita por sí solo esas condiciones.
El convenio obliga a quien lo firma respecto de la información que ahí se defina, aunque no califique como secreto industrial. La protección adicional que la ley concede a los secretos industriales depende de que la información reúna los requisitos del artículo 163. Eso debe acreditarse con los hechos y las medidas de protección; la firma del convenio no basta por sí sola [1].
Definir para qué se podrá utilizar
Describe la finalidad del intercambio. Cotizar una fabricación, evaluar una inversión o desarrollar una integración son actividades distintas. Revisa qué usos quedan permitidos y qué pasará si la relación cambia o el proyecto termina sin acuerdo.
No supongas que entregar información autoriza todos los usos relacionados con el negocio. Pide que se distinga el acceso necesario para la revisión de cualquier licencia, transmisión de derechos o autorización adicional. Si se pacta algo más, debe documentarse con su alcance propio.
Revisar quién recibe y quién puede tener acceso
Identifica a las partes y verifica quién firma por cada empresa. Si el receptor necesita compartir documentos con personal, asesores o subcontratistas, acuerda cómo se autoriza ese acceso y qué obligaciones tendrán esas personas.
El artículo 165 permite establecer cláusulas para proteger secretos industriales en ciertos convenios de transmisión de conocimientos o asistencia técnica y pide precisar los aspectos confidenciales [1].
El artículo 166 obliga a quien accede a un secreto industrial por su trabajo, empleo, cargo, profesión o relación de negocios a abstenerse de divulgarlo sin consentimiento de quien ejerza su control legal o de su usuario autorizado, siempre que se le haya prevenido sobre su confidencialidad. Un convenio firmado, junto con el registro de lo que se entregó, ayuda a acreditar que esa prevención existió [1].
Incluir excepciones y una duración adecuada
Solicita una revisión de las exclusiones: información pública, conocimiento previo y otras situaciones que puedan acreditarse. La ley distingue los secretos industriales de la información pública y contempla supuestos de obtención lícita [1, artículos 163 y 164]. Un convenio necesita leerse junto con esas reglas y las circunstancias del intercambio.
Revisa por separado cuánto durará la relación y cuánto tiempo continuarán las obligaciones de confidencialidad. No copies automáticamente un plazo de otra operación. Pide que también se contemple qué hacer si una autoridad requiere información; esa situación necesita un tratamiento compatible con la ley.
Acompañar la firma con controles de acceso
Antes de abrir una carpeta compartida, revisa quién tiene permisos y si el enlace permite reenviar el acceso sin control. Entrega sólo los archivos necesarios para la finalidad acordada. Conserva una relación de versiones, destinatarios y fechas de entrega.
Si cambia el equipo de trabajo, actualiza los permisos. Al cerrar el proyecto, revisa accesos, copias y obligaciones de devolución o conservación. Cuando existan respaldos o deberes legales de guardar documentos, pide que el tratamiento se defina expresamente. Borrar una carpeta visible no demuestra que hayan desaparecido todas las copias.
Preparar qué hacer ante una divulgación
Revisa cómo se notificará una pérdida o uso no autorizado y quién coordinará la respuesta. El expediente debe permitir localizar el convenio, la información involucrada y los registros de acceso que existan. Evita prometer que una cláusula garantiza recuperar toda la información o recibir una indemnización automática.
Antes de firmar, pide una revisión de las obligaciones, consecuencias y mecanismos de solución de controversias. Su conveniencia depende de la operación y de las partes. Un formato descargado puede dejar sin resolver precisamente el intercambio que necesitas proteger.
Qué llevar a una revisión con QP Abogados
Comparte el propósito del intercambio, una descripción de la información y quiénes participarán. Añade el convenio propuesto, los documentos de representación disponibles y la forma en que hoy se comparten los archivos. Para la primera conversación, evita enviar materiales sensibles por un canal abierto.
QP Abogados puede revisar el convenio y ayudarte a ordenar las condiciones de acceso y uso según tu operación. Este artículo ofrece información general sobre confidencialidad y secretos industriales en México; no sustituye la revisión del documento y de las circunstancias de cada caso.