Correos y WhatsApp en acuerdos mercantiles: cómo conservar la evidencia

Imagina que el precio se negoció por correo, la entrega cambió en WhatsApp y el comprobante quedó en el teléfono de otra persona. Si mañana aparece una diferencia con el cliente o el proveedor, cada área tendrá sólo una parte de la operación.

Antes de que exista un conflicto, decide cómo se guardarán las comunicaciones del negocio. Procura que el expediente permita relacionar la propuesta con su aceptación y con lo que después se hizo para cumplirla.

Qué dice el Código de Comercio sobre los mensajes de datos

El artículo 89 del Código de Comercio define el mensaje de datos como «la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología» [1]. La definición habla de medios electrónicos en general y no menciona aplicaciones concretas. Con esa base, en este artículo tratamos como mensajes de datos los correos electrónicos y los mensajes de WhatsApp.

El artículo 89 bis dice que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos. Añade que esos mensajes podrán utilizarse como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida y que surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre que se ajusten a las disposiciones del propio Código y a los lineamientos normativos correspondientes [1].

Ese artículo habla del medio en que está la información. No dice qué se acordó en tu operación ni quién tenía facultades para acordarlo. Si una conversación incluye una oferta, una modificación o una aceptación, pide que se lea junto con el resto de la relación. Si la frase es breve, acompáñala de los mensajes anteriores y de los documentos a los que responde.

Guarda la conversación con sus documentos

Relaciona los mensajes con la cotización, el pedido, los anexos y los comprobantes de la operación. Si un correo menciona una «versión final», identifica el archivo concreto. Guarda también los cambios posteriores que ayuden a explicar qué condiciones siguieron vigentes.

Conserva el teléfono o la cuenta donde está la conversación, completa y sin borrar ni editar mensajes. Haz un respaldo por los canales autorizados de la empresa y anota quién es el titular de cada número o cuenta. No dejes como único respaldo una selección de capturas recortadas, sin fechas, interlocutores ni contexto. Usa las capturas para ubicar un intercambio y conserva aparte la conversación de la que salieron. Es el mismo cuidado que recomendamos para los mensajes con un inquilino en el artículo sobre el juicio de desahucio.

El artículo 1298-A, ubicado en el libro del Código dedicado a los juicios mercantiles, reconoce como prueba los mensajes de datos. Para valorar su fuerza probatoria, ordena estimar primordialmente la fiabilidad del método con que se generaron, archivaron, comunicaron o conservaron [1]. Ten presente ese criterio al decidir cómo guardas cada conversación.

El mismo Código enumera entre las pruebas admisibles las declaraciones de peritos, los documentos públicos o privados, las fotografías y los mensajes de datos (artículo 1205). La prueba pericial sólo se admite cuando se requieren conocimientos especiales de la ciencia, arte, técnica, oficio o industria de que se trate (artículo 1252) [1]. Pregunta a tu abogado si tu asunto necesita un perito y qué material habría que entregarle.

Identifica a las personas que intervinieron

Anota qué relación tenía cada participante con la operación y qué cuenta o número utilizó. Conserva la documentación que pueda ayudar a vincular a esa persona con las decisiones en discusión.

Por ejemplo, si compras pidió una modificación y otra persona la confirmó, identifica ambas intervenciones. Reúne también el documento que se entregó al almacén. Con esa secuencia a la mano, prepara tus preguntas sobre la autorización y el cumplimiento.

Evita completar huecos con suposiciones. Que un número esté guardado con el nombre de una empresa en tu teléfono es un dato de tu agenda. Reúne otros elementos que identifiquen al participante y sostengan esa relación.

Define quién conserva la información del negocio

Prevé qué ocurrirá si alguien cambia de equipo, deja la empresa o pierde acceso a una cuenta. Asigna un responsable del expediente comercial y una ubicación autorizada para los archivos. Define quién podrá consultarlos y cómo se documentará su entrega al asesor.

El artículo 49 obliga a los comerciantes a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de las cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones. Para conservar o presentar originales de mensajes de datos, su segundo párrafo requiere que la información se haya mantenido íntegra e inalterada desde el momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y que sea accesible para su ulterior consulta [1]. Pregunta a tu abogado qué documentos de tu negocio entran en esa obligación.

Si ya existe una reclamación o una diferencia relevante, consulta antes de eliminar información. Identifica también las rutinas de borrado y los cambios de dispositivo que tengas programados, y no los ejecutes sin confirmar que la conversación quedó conservada.

Consulta qué conservación técnica necesita el caso

El mismo artículo 49 prevé que la Secretaría de Economía emita la Norma Oficial Mexicana con los requisitos para conservar mensajes de datos [1]. La NOM-151-SCFI-2016 declara ese objetivo: establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos, en términos de los artículos 33, 38 y 49 del Código de Comercio. Su Apéndice A describe cómo se solicita y se obtiene, de un prestador de servicios de certificación, una constancia de conservación de mensajes de datos [2].

Pregunta a tu abogado si tu operación necesita esas constancias y a partir de cuándo. El Apéndice A dice que, si la verificación de la constancia es exitosa, el mensaje de datos existe al menos desde la fecha asentada en el sello digital de tiempo y es íntegro [2]. Pregunta también qué otros hechos habría que acreditar en tu asunto y con qué medios.

Evita alterar los archivos originales para que «se vean más claros». Si necesitas una cronología o una transcripción para facilitar la lectura, prepárala como documento separado e identifica de dónde salió cada dato. Conserva el material que permitirá contrastarla.

Llega a la consulta con una secuencia comprensible

Prepara una relación de hechos con fechas conocidas y una referencia a cada documento. Señala qué se pidió, qué se aceptó y dónde surgió la diferencia. Distingue lo que puedes mostrar de lo que todavía necesita confirmarse.

Consulta a un abogado cuando la otra parte desconozca lo acordado, cuando recibas o vayas a enviar una reclamación formal, o antes de cambiar de teléfono o cerrar una cuenta con una diferencia abierta. Lleva la relación de hechos, los documentos y los datos de los equipos y cuentas donde están las conversaciones originales.

En QP Abogados elaboramos y negociamos contratos mercantiles y convenios con proveedores. Si los acuerdos de tu empresa se están cerrando por correo y WhatsApp, podemos ayudarte a dejarlos documentados en un contrato.

Fuente normativa

[1] Código de Comercio, artículos 49, 89, 89 bis, 1205, 1252 y 1298-A, Cámara de Diputados.

[2] Diario Oficial de la Federación, NOM-151-SCFI-2016, publicada el 30 de marzo de 2017.

Este contenido es informativo y no constituye asesoría legal. La estrategia y los requisitos dependen de los hechos, documentos, jurisdicción y normativa aplicable a cada caso.