Una empresa no firma por sí misma. Siempre actúa a través de una persona, sea su administrador, un gerente o alguien con un poder. Si esa persona no tiene las facultades que el acto exige, el trámite puede detenerse.
Muchas veces el problema sale tarde, cuando el banco revisa el poder o cuando la otra parte en un juicio cuestiona la representación. Por eso conviene revisarlo antes de necesitarlo.
Este artículo se refiere a sociedades mercantiles regidas por la Ley General de Sociedades Mercantiles, como la sociedad anónima y la S.A.S. No cubre la representación ante autoridades laborales o fiscales, que tiene reglas propias, ni los poderes otorgados en el extranjero.
¿Quién representa a una sociedad mercantil?
La representación corresponde a su administrador o administradores. Pueden realizar todas las operaciones propias del objeto de la sociedad, salvo lo que la ley o los estatutos limiten expresamente.
En una sociedad anónima, cuando hay dos o más administradores forman un consejo de administración. La asamblea, el consejo o el administrador también pueden nombrar gerentes, que tienen las facultades que expresamente se les confieran.
En una S.A.S., la representación está a cargo de un administrador, que debe ser accionista. Si la sociedad tiene un solo accionista, esa persona ocupa el cargo de administrador. Por su sola designación, el administrador puede celebrar los actos y contratos del objeto social o los que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad.
Lo primero, entonces, es leer los estatutos. Ahí se ve quién administra, qué facultades tiene y qué actos necesitan un acuerdo de la asamblea.
¿Cómo otorga poderes una sociedad?
Hay dos caminos principales. El primero es un acuerdo de la asamblea o del consejo de administración. Para que ese poder surta efectos, basta protocolizar ante notario la parte del acta donde consta el acuerdo.
El acta debe estar firmada por quienes actuaron como presidente o secretario de la asamblea o del consejo, y ellos firman también el instrumento notarial. En su lugar puede firmar un delegado designado especialmente para eso.
El notario debe hacer constar la denominación de la sociedad, su domicilio, duración, capital y objeto. También debe hacer constar las facultades que los estatutos dan al órgano que otorgó el poder.
El segundo camino es que el administrador único o los gerentes otorguen poderes dentro de sus propias facultades. También puede intervenir un delegado si tiene facultades para otorgarlos. Esa autorización debe quedar acreditada. Ser delegado para firmar la protocolización de un acuerdo no da, por sí solo, facultades para otorgar otros poderes.
El consejo es un órgano colegiado y actúa por acuerdo, como en el primer camino. La regla del artículo 149 está en el régimen de la sociedad anónima. Se aplica a la S.A.S. por el artículo 273, en lo que no contradiga sus disposiciones especiales.
La forma del mandato general no depende de quién lo otorga. El artículo 2555 del Código Civil Federal prevé escritura pública o carta poder ante dos testigos, con las firmas del otorgante y los testigos ratificadas ante la autoridad correspondiente.
Su fracción III también contempla los mandatos para realizar actos que deben constar en instrumento público, como una venta inmobiliaria que requiera esa forma. Esa exigencia debe revisarse al formalizar el poder.
Para un poder de una sociedad que se presentará ante un banco, una notaría o un registro, es recomendable usar escritura pública. Si se considera una carta poder ratificada, primero hay que confirmar qué documento acepta la institución. La protocolización del acuerdo de asamblea o consejo sigue la vía del artículo 10 de la LGSM.
¿Qué tipos de poder general existen?
La ley civil federal, que se aplica de forma supletoria a los actos de comercio, reconoce tres poderes generales:
- Para pleitos y cobranzas. Permite demandar, contestar y gestionar cobros a nombre de la sociedad. Recibir pagos requiere cláusula especial.
- Para actos de administración. Permite manejar los bienes y los negocios ordinarios, como firmar contratos de operación.
- Para actos de dominio. Da las facultades de dueño sobre los bienes, como venderlos o gravarlos, y también las necesarias para defenderlos.
En los poderes para administrar y para actos de dominio, basta decir que se otorgan con ese carácter para que la persona apoderada tenga todas las facultades de ese tipo. En el de pleitos y cobranzas, la ley pide una fórmula más amplia, que explicamos abajo. Si se quieren limitar, las limitaciones deben escribirse en el poder o el poder debe ser especial.
Un mismo instrumento puede combinar varios tipos. Lo importante es que el tipo de poder corresponda al acto que se va a firmar. Un poder para administrar no alcanza para vender un inmueble de la sociedad.
¿Qué facultades necesitan cláusula especial?
En los poderes para pleitos y cobranzas, la ley enumera actos que requieren cláusula especial. Entre ellos están desistirse, transigir, comprometer en árbitros, absolver y articular posiciones, recusar y recibir pagos.
Si el poder general dice que se otorga con todas las facultades generales y las especiales que requieran cláusula especial conforme a la ley, esas facultades quedan incluidas. Si no lo dice, la persona apoderada puede quedarse sin ellas justo cuando el juicio las necesita.
¿Quién puede firmar pagarés y otros títulos de crédito?
Aquí hay una regla aparte. La facultad de actuar a nombre de otro no incluye la de obligarlo con letras de cambio o pagarés, salvo que el poder o una declaración escrita lo digan.
La ley prevé dos formas de conferir esa facultad. Una es un poder inscrito en el Registro Público de Comercio, que vale frente a cualquier persona. La otra es una declaración escrita dirigida a la persona con quien se va a contratar, que sólo vale frente a ella.
Los administradores y gerentes se consideran autorizados para suscribir letras de cambio y pagarés a nombre de la sociedad por el hecho de su nombramiento. Los límites de esa autorización son los que señalen los estatutos o los poderes.
Quien firma un título a nombre de otro sin poder bastante queda obligado personalmente, como si lo hubiera firmado a nombre propio. Si vas a cobrar un pagaré firmado por una empresa, conviene revisar quién lo firmó y con qué facultades. Lo explicamos en el artículo sobre cómo cobrar un pagaré.
¿Cuándo deja de servir un poder?
La ley civil federal señala que el mandato termina por revocación o por renuncia de la persona apoderada. También termina por muerte o interdicción de alguna de las partes, y por vencimiento del plazo o conclusión del negocio.
Si el poder se otorgó por un tiempo determinado, al cumplirse deja de servir aunque nadie lo haya revocado. Conviene revisar la fecha antes de presentarlo ante un banco, una notaría o un juzgado.
La LGSM dice que los poderes que otorgan el administrador, el consejo o los gerentes de una sociedad anónima son revocables en cualquier tiempo. La ley civil exceptúa el poder otorgado como condición de un contrato bilateral o como medio para cumplir una obligación. Si esa excepción aplica a los poderes de una sociedad depende del caso.
En los casos que exceptúa la ley civil, el apoderado tampoco puede renunciar al poder. Además, el artículo 2596 obliga a quien revoque o renuncie en tiempo inoportuno a indemnizar a la otra parte por los daños y perjuicios que cause.
Para la sociedad anónima, el artículo 150 de la LGSM agrega otra regla. Cuando termina el cargo de quien otorgó el poder, el poder no se extingue por ese solo hecho.
Cuando cambia la administración, vale la pena revisar qué poderes siguen vigentes y cuáles deben revocarse. Si el poder se dio para tratar con una persona determinada, la revocación debe notificarse a esa persona. Si no se notifica, la sociedad puede quedar obligada por lo que la persona apoderada haga después con ella, siempre que el tercero haya actuado de buena fe.
También hay que exigir la devolución de los documentos que acreditan el poder, incluidos los testimonios. Según el artículo 2598, el mandante que descuida exigirlos responde de los daños que esa omisión cause a terceros de buena fe.
¿Conviene inscribir los poderes en el Registro Público de Comercio?
El Código de Comercio permite anotar en el folio electrónico de la sociedad los poderes y nombramientos de funcionarios, así como sus renuncias o revocaciones. La ley dice que esa anotación es opcional y sirve para el comercio y la consulta electrónicos.
Aun así, puede ser necesaria para ciertos actos. El caso más claro es el de los títulos de crédito, donde el poder inscrito vale frente a cualquier persona. También sirve para que terceros consulten quién representa a la sociedad.
Preguntas antes de usar o pedir un poder
- ¿Quién administra hoy la sociedad y qué facultades le dan los estatutos?
- ¿El acto que voy a firmar es de pleitos y cobranzas, de administración o de dominio?
- ¿El poder incluye las facultades que requieren cláusula especial, como transigir o recibir pagos?
- ¿El poder autoriza expresamente a suscribir títulos de crédito y está inscrito si hace falta?
- ¿El poder tiene un plazo y sigue vigente en la fecha del acto?
- ¿Cambió la administración y hay poderes anteriores que convenga revocar?
- ¿El acta de la asamblea o del consejo que otorgó el poder está protocolizada y firmada por quien corresponde?
Las dos primeras definen qué poder hace falta. Las demás te dicen si el que tienes alcanza o si hay que otorgar uno nuevo antes de firmar.
Fuentes oficiales
Las reglas societarias provienen del texto vigente de la Ley General de Sociedades Mercantiles. La representación por el administrador y la protocolización de los poderes están en el artículo 10. La administración de la sociedad anónima y el consejo están en los artículos 142 y 143. Los gerentes están en los artículos 145 y 146. La facultad de otorgar poderes y su revocación están en el artículo 149. La subsistencia de los poderes al terminar el cargo está en el artículo 150. La representación de la S.A.S. está en el artículo 267, y la aplicación supletoria de las reglas de la sociedad anónima, en el 273. La supletoriedad del derecho civil federal está en el artículo 2o. del Código de Comercio, y la anotación opcional de poderes, en la fracción VII de su artículo 21. Del Código Civil Federal se usaron los artículos 2553 y 2554, sobre los poderes generales y sus limitaciones, y el 2555, sobre su forma. Las facultades que requieren cláusula especial están en el artículo 2587. La terminación del mandato está en el artículo 2595, la revocación en el 2596 y su notificación en el 2597. La devolución de documentos y la responsabilidad por descuidar exigirlos están en el artículo 2598. La representación para suscribir títulos de crédito está en los artículos 9o., 10 y 85 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. El artículo 174 de esa ley hace aplicable al pagaré el artículo 85.
Este contenido es informativo y no constituye asesoría legal. La revisión de un poder depende de los estatutos de la sociedad y del acto que se va a realizar. También depende de ante quién se presenta y de la fecha en que se otorgó.